Metodología Básica de la Auditoría de Gestión

4. METODOLOGÍA BÁSICA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
La metodología básica consiste en la aplicación de uno o varios de los siguientes procedimientos:
• Lectura de documentación.
• Entrevistas con los directivos y los funcionarios que ejecutan los ciclos operacionales.
• Identificar y documentar los procedimientos, funciones y actividades.
• Efectuar pruebas de cumplimiento para confirmar los procedimientos y funciones relevadas.
• Revisar la gestión por medio de indicadores de desempeño relevantes.
Al Identificar los procedimientos, funciones y actividades el auditor debe aclarar:
• ¿Porqué se ejecuta el procedimiento, la función o la actividad?.
• ¿Cuál es su valor agregado?.
• ¿Qué pasaría si no se ejecutara?.
• ¿Porqué se ejecuta el procedimiento, la función o la actividad en la forma en que se hace?.
• ¿Podría ejecutarse en otra forma más eficiente y a un menor costo?.
• ¿Podrían reducirse los costos sin afectar la eficacia y la eficiencia?.
• Pruebas de cumplimiento
• Procedimientos
4.1 Pruebas de Cumplimiento
Las pruebas de cumplimiento en el marco de la evaluación de la gestión no difieren sustancialmente de las pruebas que ejecutamos en el examen de estados contables, y se refieren a aquellos procedimientos que aplicamos para confirmar la información recopilada en la fase de planeación.
Las pruebas de cumplimiento consisten en procedimientos de auditoría para confirmar que los procedimientos, funciones y actividades, están operando tal como se esperaba.
4.2 Procedimientos
Evaluar la gestión de las entidades públicas requiere un esfuerzo de los auditores y un análisis detallado de la entidad objeto de control que permita concluir si la entidad hace uso eficiente y económico de los recursos asignados y si cumple eficaz y equitativamente con los planes y programas que le compete realizar en la producción de un bien o prestación de un servicio. Por tal razón, sugerimos algunas de las actuaciones que se deben adelantar para lograr el objetivo:
1. Identifique si la entidad auditada es:
Productora de Bienes y Servicios: Cumple actividades comerciales de tipo competitivo en la economía del país, como por ejemplo: Ecopetrol, Telecom y Electrificadoras.
Administrativa: Atiende funciones de tipo administrativo que eleven el bienestar de la comunidad; como es el caso de la salud, educación, recreación, administración de justicia, seguridad, etc.
Financiera: Otorga préstamos de fomento para la actividad económica del país.
De Seguridad Social: Presta servicios de salud, asistencia social y previsión social a los trabajadores al servicio del Estado y sector privado.
Generadora de Políticas: Colabora directamente con el Gobierno en el cumplimiento del Plan de Desarrollo. Por ejemplo, Ministerios y Departamentos Administrativos.
Reguladora: Tiene la facultad de regular una política establecida por las entidades generadoras y que no se enmarquen dentro de ninguna de las anteriores. Ejemplo Superintendencias, Entidades reguladoras de precios y tarifas, etc.
2. Establezca qué hace la entidad, cómo lo hace, para qué lo hace con quién lo hace y para quién lo hace. (Puede utilizarse la técnica del TASCOI y el desdodablamiento de complejidad, entre otas.).
3. Determine cuáles son las actividades misionales, esto es aquellas que desarrollan el propósito de la organización y cuáles son las funciones de apoyo, esto es aquellas sin las cuales las actividades misionales no se podrían implementar. Realice el desdoblamiento de complejidad y efectúe su análisis.
4. Efectúe un análisis de la estructura organizacional, determine si es o no funcional de acuerdo con las actividades que desarrolla y haga la distinción entre la estructura formal y la estructura informal.
5. Establezca cuál es la cultura organizacional (cómo se identifican los integrantes de la organización con respecto a otros) y la capacidad de dirección (referente a los medios o mecanismos utilizados por la dirección para el logro de metas y objetivos de la organización).
6. Verifique sí están claramente definidos los niveles de autoridad, responsabilidad y operatividad.
7. Cerciórese de la existencia de adecuados sistemas de información y la confiabilidad y oportunidad en la utilización de las líneas de comunicación.
8. Compruebe que las actividades estén plenamente definidas y distribuidas entre los diferentes niveles de la organización para su ejecución y desarrollo y que los niveles de autoridad y responsabilidad estén acordes con las funciones propias de cada cargo, elaborando un cuadro analítico que muestre cargo, funciones y registros, comparados con la situación real.
9.Verifique la existencia de manuales de funciones y procedimientos y que éstos se encuentren debidamente aprobados, actualizados y utilizados por las diferentes dependencias de la entidad.
10. Evalúe las debilidades estructurales y funcionales de la organización, dándole apoyo a situaciones problemáticas especificas.
11.Verifique la existencia de Planes Indicativos o Estratégicos (Conjunto de acciones organizadas estratégicamente para alcanzar objetivos acorde con la misión de las entidades)
12. Determine si los resultados alcanzados por la entidad, reflejan la debida programación de las actividades y los recursos desde su aprovisionamiento, distribución y aplicación, hasta la prestación del servicio.
13. Verifique y evalúe la existencia de planes relacionados con el desarrollo operativo y administrativo, tales como: financiero, de inversión, adquisición, producción o prestación del servicio, de procesos, investigación de mercados, entre otros. Para su análisis y evaluación tenga en cuenta:
• Que exista concordancia entre los objetivos y políticas de la entidad frente a los del sector y subsector.
• Relación entre los recursos, actividades y productos ofrecidos, frente a los resultados obtenidos.
• ¿Qué tan adecuado ha sido el uso de los recursos humanos, físicos y financieros frente al volumen de servicios o productos ofrecidos?.
• Si los planes fueron diseñados dentro de un cronograma previamente establecido y si su cumplimiento fue oportuno.
• ¿Qué clase de acciones y estrategias se consideraron para solucionar las dificultades coyunturales presentadas en la ejecución de los mismos?.
• Que existan controles que permitan detectar desviaciones y tomar correctivos oportunamente.
14. Lineamientos trazados en el Plan Nacional de Desarrollo.
15. Confronte los resultados obtenidos en el plan de acción frente a lo preestablecido en el plan indicativo. Indague sobre las desviaciones, si las hay, determinando su causa, efecto y de ser posible su cuantificación.
16. Confronte los resultados obtenidos con los objetivos preestablecidos en los planes, programas y proyectos; e indague sobre las causas que originaron las desviaciones presentadas (si existen).
17. Identifique las áreas involucradas en el plan de acción, determinando aquellas de mayor incidencia en la obtención de los resultados previstos, y si fueron sujetas a modificaciones, medidas correctivas y de control.
18. Analice las técnicas (sistemas de información, estadísticas, metodologías, herramientas, procedimientos y control), utilizadas en la preparación, elaboración, ejecución y seguimiento del presupuesto, para determinar el cumplimiento de los lineamientos y disposiciones legalmente establecidos.
19. Compruebe si el plan anual de compras fue programado y ejecutado conforme a los requerimientos y necesidades de la entidad y establezca el grado de cumplimiento del mismo.
20. Verifique si existe coordinación entre las diferentes áreas de la organización para el desarrollo de las actividades propias de cada proceso, identificando las áreas que por su relevancia necesitan ser redireccionadas por la alta dirección.
21. Compruebe la existencia y cumplimiento de mecanismos de motivación del recurso humano al determinar su contribución al incremento de la productividad.
22. Elabore y analice un cuadro que describa por dependencias, las funciones, actividades y/o responsabilidades delegadas, con el fin de determinar: Áreas con mayor delegación, Responsabilidad delegada, Actividades delegadas, Resultados de la delegación, Problemas que se ocasionaron, Dualidad de funciones, Oportunidad para la toma de decisiones en situaciones coyunturales.
23. Verifique si la entidad tiene establecido un sistema de control que abarque todas las áreas, compruebe si este control dispone de procedimientos e instrumentos de evaluación, medición y seguimiento, que garanticen detectar y prever errores y desviaciones. Establezca si se aplican o no las medidas correctivas.
24. Compruebe si la entidad dispone de un sistema de Control de Gestión que permitan medir el cumplimiento de las metas, según lo establecido en la Constitución Política y la Ley.
25. Verifique si la entidad dispone de estándares preestablecidos e indicadores de gestión, para evaluar los procesos en el logro de objetivos y compare si están acordes con la estructura organizacional.
26. Identifique si existe un ambiente de control, mediante el análisis de los instrumentos adoptados para el mismo, de acuerdo con las sugerencias formuladas por dependencias u organismos de control.
27. Si detecta inconsistencias establezca la relación de CAUSA y EFECTO.
28. Realice programas específicos para evaluar la asignación, distribución y utilización de recursos. (Presupuesto y Contratación).
Además de los procedimientos descritos anteriormente, queda a criterio de los auditores el diseño, elaboración y aplicación de otros que surjan en el momento de la evaluación, los cuales deben ser analizados y adoptados en "Mesa de Trabajo".