Pruebas sobre la Gestión

3. Pruebas Sobre la Gestión

La realización de pruebas para la evaluación de la gestión, consiste en la evaluación de controles y la recolección de evidencias suficientes y confiables para determinar si los asuntos identificados durante la fase de planeación como de potencial riesgo, realmente revisten suficiente importancia. Las conclusiones se relacionan con la evaluación de las relaciones y cumplimientos de la economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad.
Estas relaciones pueden ser visualizadas en el flujo operacional que permite identificar claramente los estadios en los cuales se miden cada una de las E´s.
La evaluación de la gestión debe comprender:
• Niveles de Revisión
• Aplicación de Indicadores de Desempeño
• Metodología

El enfoque básico de la evaluación de la eficiencia y economía recae principalmente sobre los recursos utilizados o consumidos por la entidad auditada, su manejo o conversión en productos o servi¬cios útiles y la entrega o prestación de dichos productos o servicios desde un punto de vista objetivo de tal forma que se puedan conceptualizar alternativas que resulten en mayor eficiencia y/o economía.
La esencia de la evaluación de la eficiencia y economía es la aplicación del sentido común al sugerir modificaciones o cambios en la adquisición, manejo o empleo de los recursos que resulten en el consumo de menos recursos o en el aumento de la productividad con el mismo insumo de recursos.
El propósito de la evaluación de la eficiencia y economía es determinar si la entidad auditada administra o utiliza sus recursos humanos, materiales y financieros de manera eficiente y económica. El auditor tiene que detectar las causas de cualquier práctica ineficiente o antieconómica, incluyendo deficiencias en los sistemas de información gerencial, los procedimientos administrativos o la estructura organizativa que tienen como efecto disminuir la eficiencia y/o economía.
Al realizar la evaluación de la eficiencia y economía, se busca determinar si la entidad auditada, al llevar a cabo su misión, presta la debida atención a la conservación de sus recursos con el mínimo gasto de esfuerzos. Durante estos exámenes, el auditor debe estar alerta para encontrar prácticas antieconómicas, ineficientes, inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de los recursos y examinar ampliamente las deficiencias aparentes. Su interés en la administración de recursos se extiende no sólo a los bienes propiedad de la entidad sino a todos los bienes bajo su custodia.
El alcance de la labor de auditoría requiere un examen economía y eficiencia con que se utilizan los recursos huma¬nos, materiales y financieros de la entidad. Este tipo de labor no se efectuará como parte separada y distinta de una auditoría sino que estará integrada en el examen de las actividades de la entidad. Para algunos tipos de actividades importantes, sin embargo, un programa de auditoría especial para revisar la utilización de recursos puede ser la mejor forma de efectuar este tipo de labor.
Las pruebas de cumplimiento incluyen cualquiera de las técnicas comentadas en esta guía y constituyen la base para evaluar si las prácticas promueven la economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el manejo de los recursos de la entidad
3.1 Niveles de Revisión
La auditoría de gestión comprende uno o ambos de los siguientes niveles:
• Una revisión de "alto nivel".
• Una revisión "en profundidad".
Una revisión de "alto nivel" consiste en obtener un entendimiento general de las prácticas implantadas por la Administración para asegurar la economía, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos de la entidad. Incluye entrevistar a la alta dirección respecto a las prácticas empleadas para asignar y controlar los recursos. Incluye asimismo una revisión de los procedimientos aplicados para establecer dichas prácticas y la revisión de indicadores clave de desempeño.
Una revisión "en profundidad" consiste en un examen detallado de los procedimientos establecidos para asegurar la economía, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos por parte de un departamento, sección o función, y una evaluación respecto a si dichos procedimientos son adecuados, eficaces y están siendo aplicados.
3.1.1 Revisión de "Alto Nivel"
Consiste en obtener un entendimiento general de las prácticas implantadas por la Administración para asegurar la economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso de los recursos de la entidad. Incluye entrevistas a la alta dirección respecto a las prácticas empleadas para asignar y controlar los recursos; una revisión a los procedimientos aplicados para establecer dichas prácticas y un análisis de indicadores de desempeño.
Los objetivos de una revisión de "alto nivel" son los siguientes:
• Determinar si la Administración ha establecido adecuados procedimientos generales de gestión para asegurar la economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso de los recursos de la entidad.
• Evaluar si los mismos están siendo aplicados eficazmente para asegurar valor.
• Determinar si los indicadores de desempeño muestran una evolución positiva respecto al desarrollo de las operaciones.
• Ayudar al equipo de auditoría a planificar la auditoría de gestión y resultados y en particular, a identificar áreas donde sea aconsejable realizar revisiones en profundidad.
Una revisión de "alto nivel" usualmente involucra las siguientes actividades:
• Un examen de las minutas de directorio y cualquier otra documentación que provea evidencia respecto a la adopción de cambios en los objetivos de la entidad, en las funciones claves de la administración y en cualquier otra iniciativa para promover la economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad de las operaciones.
• El uso de ciertas estadísticas e indicadores de desempeño para efectuar análisis de tendencias, controles presupuestarios y Benchmark externo.
• La lectura de informes de gestión (emitidos por la Administración, oficina de control interno, etc.).
• Indagaciones con la dirección y la alta gerencia para identificar las funciones claves para promover las operaciones.
Para obtener el entendimiento de las funciones claves de la Administración consideramos:
• Los sistemas de planeación, presupuesto y control de ingresos y gastos e inversiones de capital.
• Políticas de Talento Humano incluyendo, búsqueda, selección y reclutamiento de personal, y su capacitación, promoción y motivación.
• Administración de los bienes de uso de la entidad, incluyendo las políticas de adquisición, mantenimiento, desarrollo y disposición de bienes.
• Prácticas para obtener economías de escala, habilidades, y particularmente la adquisición de bienes y servicios.
• Prácticas para adjudicar responsabilidades, autoridad y rendición de cuentas.
• Prácticas para comparar los resultados con los objetivos, metas y estándares, y para promover buenos desempeños y corregir los inadecuados.
3.1.2 Revisión “En Profundidad”
Consiste en un examen detallado de los procedimientos establecidos para asegurar la economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso de los recursos y obtención de resultados por parte de un departamento, área o sección, y una evaluación a los procedimientos para establecer si son adecuados y se están aplicando.
Los objetivos de una revisión "en profundidad" son los siguientes:
• Evaluar si las prácticas establecidas por la Administración para realizar su gestión son apropiadas y efectivas.
• Identificar ahorros y mejoras en la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones.
Verificar que la producción de un bien o prestación del servicio satisfaga efectiva y equitativamente las necesidades de quienes los reciben.
Una revisión "en profundidad" cubrirá por ejemplo, los siguientes aspectos:
• Áreas misionales y de apoyo.
• Servicios prestados por la entidad.
• Funciones claves de administración.
• Procesos críticos de la entidad.
• Control de proyectos, desde su concepción hasta su puesta en operación.
Esta revisión usualmente requiere la revisión de procesos y actividades a través de toda la organización, el uso de especialistas y la consideración de los indicadores de desempeño desarrollados por la Administración, y la evaluación de:
• Estructura organizacional y dotación de los diversos niveles.
• Niveles de actividad.
• Procesos de trabajo.
• Cargas de trabajo.
• Duplicaciones e ineficiencias.
Cualquier evaluación respecto a la economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad, realizada por la propia entidad.
Esta revisión no se circunscribe a entrevistas con la alta Administración, sino con el personal, a diferentes niveles de la organización.
3.2 Actividades a Auditar
• Administración de recursos:
o Administración del Talento Humano.
o Administración de bienes de uso.
o Administración de fondos.
• Administración de recursos:
o Procesos corporativos y de control:
o Planeación.
o Asignación de capital.
o Presupuesto.
o Control de gastos generales.
o Control de gastos de inversión.
o Fijación de precios de bienes y servicios.
• Actividades:
o Compras.
o Control de producción y/o servicio.
o Conservación de energía.
o Servicios administrativos.
o Oficina de Control Interno.
o Apoyo de sistemas informáticos.
o Administración de riesgos y seguros.
o Logística.
Para evaluar si estas funciones están operando eficazmente, realizamos revisiones "en profundidad”. En una revisión de "alto nivel" tomamos básicamente las respuestas de la Administración. La revisión de "alto nivel" proveé a la Administración una oportunidad para considerar y expresar una opinión respecto a la existencia y operación de prácticas para promover economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad. Además permite tener un conocimiento sobre la operatividad del Sistema de Control Interno. Una insatisfacción expresada por la Administración respecto a alguna función clave constituirá un indicio de que sería conveniente realizar una revisión "en profundidad" de esa función.
Determinamos las funciones clave que consideramos en el programa de revisión de “alto nivel" con base en nuestra experiencia del tipo de entidad y del entorno en que ésta opera. Usualmente siempre consideramos las funciones clasificadas como Administración de Recursos y Procesos Corporativos y de Control. Las funciones clasificadas como Actividades no siempre son todas relevantes.
3.3 Aplicación de Indicadores de Desempeño
Tanto en una revisión de "alto nivel" como en una revisión "en profundidad" revisamos y evaluamos indicadores de desempeño.
Los indicadores de desempeño son expresiones cuantificables que relacionan el "Output" resultante de las actividades del ente con los recursos empleados por el ente "Input". La relación "Input" a "Output" indica la eficiencia de operación del ente.
Para una entidad que provee servicios públicos, establecer la medida del "Output" no es tan fácil. En servicios tales como educación y salud, puede ser imposible establecer una medida cuantificable de "Output". En estas circunstancias deben utilizarse aproximaciones, tales como población atendida o cantidad de veces en que se prestó el servicio.
Los indicadores de eficiencia (relación entre Output e Input) relacionan el "output" obtenido con los recursos empleados, expresados en términos físicos o monetarios.
Los indicadores más usuales son:
• Costos unitarios (unidades producidas vs. gastos).
• Índices de productividad de mano de obra (producción por funcionario).
• Índices de utilización de activos (volumen de producción o servicios vs. bienes de uso propiedad de la entidad).
Existe una amplia variedad de indicadores de desempeño. Su elección depende de los siguientes criterios:
• Relevancia, los indicadores deben ser relevantes respecto a cada una de las actividades revisadas y en lo posible, no se deben utilizar los mismos indicadores para distintas actividades.
• Disponibilidad, los datos requeridos para preparar los indicadores deben estar disponibles.
• Comparabilidad, la esencia de un indicador es que pueda ser comparado, en el tiempo y en el espacio.
• Sencillez, los indicadores seleccionados deben ser fáciles de interpretar. En ese sentido priorizamos los indicadores sencillos en lugar de indicadores complejos, aunque en este caso la comparabilidad puede dificultarse.
Idealmente utilizamos los indicadores de desempeño desarrollados por la entidad.
Cuando ello no es posible desarrollamos nuestros propios indicadores de acuerdo con las circunstancias; en este caso acordamos los indicadores desarrollados con la Administración.
Cuando los indicadores de unidades operativas similares difiere significativamente, indagamos con la Administración respecto a los motivos y a las consideraciones que ha realizado respecto a la mejora del desempeño global, por medio de la mejora del desempeño de cada una de sus unidades.
Para realizar Benchmark externo (Benchmark se refiere a la comparación con las mejores prácticas existentes) utilizamos datos publicados por revistas especializadas, o datos obtenidos de otras Entidades de Fiscalización Superior.
El análisis de comparación más significativo es el que se refiere a los indicadores de eficacia, lo que presupone que la entidad fiscalizada ha establecido objetivos y metas. Cuando no es así, sea en la ejecución de una revisión de "alto nivel” o en la revisión "en profundidad”, es difícil obtener conclusiones sin formular valoraciones de juicio. Dichas valoraciones deben hacerse de acuerdo con las circunstancias.
Independientemente del indicador utilizado, es necesario analizar e interpretar su comportamiento con sumo cuidado. Para ello hay que estar al tanto de todos los factores que lo afectan, para lo cual es conveniente discutir nuestras interpretaciones con los miembros apropiados de la Administración.
Para contar con algunos criterios de evaluación consulte:
• Tipos de Evaluación
• Indicadores intermedios
3.3.1 Tipos de Evaluación teniendo las Políticas como unidad de Análisis
MEDIOS: ¿Hubo disposición en espacio y tiempo para su cumplimiento?
REALIZACIONES: Resultados inmediatos de la actividad en el marco de la política, según metas.
EFECTIVIDAD: Efectos de la política frente a esfuerzos realizados para obtener resultados.
DE IMPACTO: Huella final de la acción en el entorno. Modificaciones de situaciones o comportamientos de los individuos, según la filosofía de la política.
SATISFACCIÓN: Grado de conformidad del cliente con la necesidad atendida o problema solucionado con la política desarrollada.
3.3.2 Indicadores Intermedios que se Pueden Emplear
OCUPACIÓN POR DEPENDENCIA.
Participación del área en el total de la empresa.
OCUPACIÓN POR PROCESO.
Participación del proceso en la capacidad productiva humana de la organización.
MEDIDA DE AUSENTISMO.
Grado de ausencias en la organización y su efecto en la productividad y en el clima.
TARIFA POR HORA.
Nivel de ubicación de la empresa respecto al sector, desface hacia arriba o hacia abajo y relación con la productividad.
PROMOCIÓN.
Movimiento de personal al interior de la empresa y costo de oportunidad.
3.4 Prácticas Antieconómicas, Ineficientes, Inapropiadas o Insatisfactorias
1. Procedimientos inefectivos o de costo injustificable.
2. Duplicación de esfuerzos por funcionarios o áreas de la organización.
3. Ejecución de tareas de poca o ninguna importancia.
4. Uso ineficiente y antieconómico de equipos y otros bienes.
5. Exceso de personal en relación con las tareas por cumplir.
6. Sistemas de adquisiciones defectuosos o ineficientes.
7. Adquisiciones y acumulaciones de cantidades excesivas o innecesarias de materiales y suministros.
8. Desperdicio de recursos.
Las normas generales principales que deben seguirse al revisar la utilización de los recursos, se dirigen a que éstos sean:
• Utiliza¬dos solamente para, propósitos autorizados y necesarios.
• Salva¬guardados apropiada y eficazmente.
• Utilizados de manera efi¬ciente y económica.