Programas para evaluar los procesos de Planeación, Organización, Dirección y Control

6.1 Programa para Evaluar el Proceso de Planeación

Objetivo
Determinar si los resultados alcanzados por la entidad, reflejan la debida programación de las actividades y los recursos desde su aprovisionamiento, distribución y aplicación, hasta la prestación del servicio.
Procedimientos Generales
Verifique la existencia de:
1. Plan Indicativo
2. Plan de Acción
3. Compruebe si los resultados alcanzados en la ejecución del plan indicativo obedecen a los lineamientos trazados en el Plan Nacional de Desarrollo.
4. Confronte los resultados obtenidos en el plan de acción frente a lo preestablecido en el plan indicativo. Indague sobre las desviaciones, si las hay, determinando su causa, efecto y de ser posible su cuantificación.
5. Confronte los resultados obtenidos con los objetivos preestablecidos en los planes, programas y proyectos; e indague sobre las causas que originaron las desviaciones presentadas (sí existen).
6. Identifique las áreas involucradas en el plan de acción, determinando aquellas de mayor incidencia en la obtención de los resultados previstos, y si fueron sujetas a modificaciones, medidas correctivas y de control.
7. Analice las técnicas (sistemas de información, estadísticas, metodologías, herramientas, procedimientos y control), utilizadas en la preparación, elaboración, ejecución y seguimiento del presupuesto, para determinar el cumplimiento de los lineamientos y disposiciones legalmente establecidos.
8. Compruebe si el plan anual de compras fue programado y ejecutado conforme a los requerimientos y necesidades de la entidad y establezca el grado de cumplimiento del mismo.
9. Verifique y evalué la existencia de planes relacionados con el desarrollo operativo y administrativo, tales como: financiero, de inversión, adquisición, producción o prestación del servicio, de procesos, investigación de mercados, entre otros.
10. Para su análisis y evaluación tenga en cuenta:
11. Concordancia entre los objetivos y políticas de la entidad frente a los del sector y subsector.
12. Relación entre los recursos, actividades y productos ofrecidos, frente a los resultados obtenidos.
13. ¿ Qué tan adecuado ha sido el uso de los recursos humanos, físicos y financieros frente al volumen de servicios o productos ofrecidos?
14. ¿ Si los planes fueron diseñados dentro de un cronograma previamente establecido y si su cumplimiento fue oportuno?
15. ¿ Qué clase de acciones y estrategias se consideraron para solucionar las dificultades coyunturales presentadas en la ejecución de los mismos?
16. Que existan controles que permitan detectar desviaciones y tomar correctivos oportunamente.

6.2 Programa para Evaluar el Proceso de Organización
Objetivo
Evaluar la estructura organizacional y funcional de la entidad en sus niveles de autoridad, responsabilidad y distribución de los recursos y mecanismos utilizados para el alcance de los objetivos.
Procedimientos Generales
Para evaluar la función de organización se debe identificar la estructura funcional de la entidad, analizando:
1. Tipo de estructura, formal o informal.
2. Cultura organizacional (cómo se identifican los miembros de la organización con respecto a otros).
3. Capacidad de dirección (referente a los medios o mecanismos utilizados por la dirección para el logro de metas y objetivos de la organización).
4. Niveles de autoridad, responsabilidad y operatividad para su adecuada coordinación.
5. Confiabilidad y oportunidad en la utilización de los sistemas de las líneas de comunicación.
6. Oportunidad en el suministro de la información generada por las diferentes áreas para la toma de decisiones.
7. Que las actividades estén plenamente definidas y distribuidas entre los diferentes niveles de la organización para su ejecución y desarrollo.
8. Que los niveles de autoridad y responsabilidad esten acordes con las funciones propias de cada cargo, elaborando un cuadro analítico que muestre cargo, funciones y registros, comparados con la situación real.
9. La existencia de manuales de funciones y procedimientos y sí éstos están debidamente aprobados, actualizados y utilizados por las diferentes dependencias de la entidad.

6.3 Programa para Evaluar el Proceso de Dirección

Objetivos
Verificar la coordinación del esfuerzo común de los diferentes miembros de la organización en el logro de metas y objetivos, y si se alcanzaron a través de mecanismos de supervisión, control, motivación y comunicación.
Procedimientos Generales
Para evaluar la función de dirección realice las siguientes actividades:
Evalúe si los medios o sistemas de comunicación utilizados por la entidad, son oportunos, ágiles y adecuados en el suministro de información tanto interna como externa para la toma de decisiones.
Verifique si existe coordinación entre las diferentes áreas de la organización para el desarrollo de las actividades propias de cada proceso, identificando las áreas que por su relevancia necesitan ser redireccionadas por la alta dirección.
Compruebe la existencia y cumplimiento de mecanismos de motivación del recurso humano al determinar su contribución al incremento de la productividad.
Elabore y analice un cuadro que describa por dependencias, las funciones, actividades y/o responsabilidades delegadas, con el fin de determinar:
Áreas con mayor delegación.
Responsabilidad delegada.
Actividades delegadas.
Resultados de la delegación.

6.4 Programa para Evaluar el Proceso de Control

Objetivo
Verificar si la entidad tiene establecido un sistema de control que abarque todas las áreas de la organización, comprobando si este control dispone de adecuados procedimientos e instrumentos de evaluación, medición y seguimiento que garanticen detectar y prever errores y desviaciones; así, como la oportunidad en la aplicación de medidas correctivas.
Procedimientos Generales
Solicite la normatividad competente y los manuales sobre procedimientos establecidos por la entidad para la evaluación de los procesos, e identifique si establecen mecanismos de control y si son aplicados de acuerdo con los requerimientos y necesidades de las áreas.
1. Compruebe si la entidad dispone de un sistema de control de gestión que permita medir el cumplimiento de las metas, según lo establecido en la Constitución Política y la ley.
2. Verifique si la entidad dispone de estándares preestablecidos que permitan evaluar los procesos necesarios para el logro de objetivos y compare si están acordes con el desarrollo organizacional de la entidad.
3. Estudie y analice las actividades de control en situaciones que se reflejan como:
• Procedimientos no efectivos o costos no justificables para el ejercicio del control.
• Ejecución de operaciones que tiene poca o ninguna incidencia en la acción de control.
• Exceso de personal en relación con las tareas de control.
• Oportunidad y calidad en la aplicación del control, en los diferentes procesos, en que se detecten desviaciones e irregularidades en los mismos.
4. Prepare una relación breve de las situaciones críticas que se hayan identificado en el proceso de control. Identifique y analice las medidas correctivas adoptadas para cada una de ellas.
5. Identifique si existe una cultura institucional para el control, mediante el análisis de los instrumentos adoptados para el mismo, de acuerdo con las sugerencias formuladas por dependencias u organismos de control.
6. Verifique los controles establecidos para los procesos y actividades de la organización, analizando si los responsables cumplen con su ejecución.
7. Constate si los mecanismos de control son apropiados y se revisan o renuevan permanentemente de acuerdo a las exigencias de desarrollo institucional.